Déménagement d’archives

Focus sur un aspect sensible du transfert d’entreprise ou d’une administration, celui du déménagement d’archives.

Le déménagement d’archives d’une entreprise est un processus fastidieux et laborieux. Les archives doivent être triées, étiquetées, puis emballées. Il est nécessaire de faire appel à des déménageurs professionnels pour que le projet se déroule dans les meilleures conditions tout en conservant les documents et les matériaux de manière sûre. Une entreprise de déménagement spécialisée dans ce type de mission, notamment le transfert administratif, est votre partenaire de confiance pour réussir ce projet.

Sofiane, conseiller en déménagement sénior chez ORGANIDEM, répond à nos questions.

Q : Comment ne pas se mélanger les pinceaux et être certain de retrouver ses archives dans le même ordre qu’au départ et dans le même état ?

R : Tout d’abord, il est impératif de faire appel à un professionnel qui connaît parfaitement les précautions à prendre pour ce type de déménagement. Les archives, c’est précieux, certaines sont fragiles, il faut donc être méticuleux de A à Z. Déménager ce type de documents par soi-même, c’est prendre le risque de tout mélanger, de perdre des pièces et d’en dégrader d’autres.

R : Tout est important ! En ce qui concerne le respect du classement d’origine, il faut privilégier la manutention des documents en armoires roulantes car celles-ci offrent l’avantage de faciliter le conditionnement. En effet, le contenu d’une armoire roulante équivaut au contenu d’une armoire standard qui est de 1,20 m x 0,40 m. Ainsi, la préservation du système de classement est garantie. Les armoires roulantes permettent également une rapidité de manutention et une parfaite stabilité pendant le transport.

L’étiquetage en amont est primordial bien sûr car cela garantit la bonne destination à l’arrivée, dans le bon bâtiment, le bon étage, le bon local, le bon meuble, la bonne étagère.

Q : Que se passe-t-il quand les accès aux bâtiments ne permettent pas d’utiliser les armoires roulantes, lorsqu’il y a des marches par exemple ?

R : Dans la plupart des cas, nous pouvons placer des rampes qui « effacent » les marches et les armoires roulantes peuvent alors être manutentionnées sans difficulté. Nous filmons systématiquement chaque armoire roulante, en transparent ou en opaque, pour faciliter son déplacement et éviter toute instabilité.

Q : Comment s’y prendre pour garantir la confidentialité de certaines archives, je pense notamment à des transferts de documents médicaux, bancaires ou juridiques ?

R : Nous intervenons dans ces trois domaines depuis de nombreuses années justement. Pour garantir cette confidentialité, nous utilisons des caisses plastiques sécurisables avec des plombs numérotés. Cette procédure, pour garantir son infaillibilité, est menée conjointement avec le donneur d’ordre qui est présent pendant toutes les étapes : lors du conditionnement, au moment où on scelle les caisses et où on reporte le numéro de chaque plomb lié à chaque caisse sur une fiche de suivi dédiée, lors du chargement et du déchargement dans les camions, qui sont également plombés, et lors, bien entendu, du déplombage du camion et de chaque caisse quand on pointe chaque fiche de suivi sur le site d’arrivée.

Cette procédure est parfaitement rodée par nos équipes et son efficacité est reconnue par nos clients.

Q : Un dernier conseil sur le déménagement d’archives ?

R : Contactez-nous si vous prévoyez de déménager vos archives. Cela ne vous engage en rien, nos devis sont gratuits et vous vous assurez de bons conseils nécessaires pour un transfert réussi.

Spécialisée en transfert d’entreprises et d’administrations depuis des années, la société Organidem vous assure l’accompagnement nécessaire pour réussir votre déménagement d’archives dans les meilleures conditions.