Vous êtes gérant d’entreprise et vous envisagez de déménager vos bureaux et locaux professionnels. Expansion, modernisation ou changement de direction, un déménagement de bureau représente une étape importante dans la vie d’une structure. En l’absence d’une planification et d’une organisation adéquates, cette transition peut s’avérer stressante pour vous et vos équipes de collaborateurs. Planning, choix d’une entreprise spécialisée dans le transfert de bureaux, préparation des employés, du matériel et mode d’action le jour J : découvrez tout ce que vous devez savoir pour réussir votre déménagement professionnel.
La planification pour déménager un bureau : PC, archives, mobilier
La rigueur avec laquelle vous préparez le déménagement de votre bureau professionnel est une donnée essentielle conditionnant la réussite de votre projet. Voici les étapes clés à suivre :
- Définissez le budget pour déménager votre bureau : déterminez le budget pouvant être alloué à votre déménagement d’entreprise.
- Établissez un calendrier réaliste pour ce type de déménagement. Tenez compte des délais nécessaires à la réalisation de toutes les étapes du processus : la recherche de nouveaux locaux, l’organisation du transport et l’installation de toutes les infrastructures.
- Coordonnez tous les secteurs et départements de votre entreprise : chaque département doit connaître et comprendre son rôle et ses responsabilités durant les opérations.
- Réalisez un plan de communication : informez tous vos employés de chaque détail concernant le déménagement de vos bureaux, y compris les dates importantes et les responsabilités de chacun.
- Faites un inventaire détaillé du matériel de bureau : cela vous permet de prévoir les emballages adaptés pour la protection des équipements informatiques, du mobilier et des fournitures, des PC et des archives.
Comment choisir un professionnel pour déménager votre bureau : PC, archives, mobilier ?
Le choix d’un professionnel qualifié et compétent pour le transfert de vos locaux d’entreprise est essentiel pour vous garantir un déroulement des opérations réussi. Tenez compte de certains points :
- Son expertise : recherchez une entreprise qui fait du déménagement de bureaux sa spécialité (très différent du déménagement de résidence).
- Ses références et avis : n’hésitez pas à demander des références, à consulter et à vérifier les avis des clients précédents pour évaluer la fiabilité et le professionnalisme de l’entreprise.
- Son assurance : assurez-vous que l’entreprise de déménagement possède une assurance adaptée pour couvrir d’éventuels dommages sur le matériel de bureau.
- Ses tarifs : demandez un devis détaillé pour éviter les mauvaises surprises.
- Sa communication : le professionnel du déménagement montre de la réactivité et reste disponible pour toute question.
Comment préparer au mieux vos collaborateurs pour déménager un bureau ?
Prendre le temps de préparer vos équipes à un futur déménagement de bureau est capital pour que la transition se fasse en douceur. Restez vigilant sur certains points :
- La communication : informez vos collaborateurs longtemps à l’avance du déménagement prévu. Tenez-les régulièrement au courant de l’évolution du processus.
- Les réunions régulières : organisez des temps d’échange pour discuter des plans de déménagement et déléguer les tâches à accomplir.
- La nomination d’ambassadeurs : nommez une personne dans chaque département dont le rôle est de faciliter la communication et la coordination.
- La préparation des espaces de travail : veillez à ce que tous les employés puissent préparer efficacement l’emballage du matériel et la sécurisation des fichiers (PC, archives, documents, etc.).
- Les nouveaux locaux : créez un plan des nouveaux bureaux avec des informations sur le stationnement, les plans d’étage, etc.
Le jour du déménagement de bureau : PC, archives, mobilier
En tant que gérant de votre société, quel est votre rôle le jour J du déménagement de vos bureaux ?
- Tenir une réunion d’équipe : en début de journée, réunissez tous vos collaborateurs pour échanger sur les tâches et répondre aux dernières interrogations.
- Assurer la coordination avec l’entreprise de déménagement : veillez à ce que le processus se déroule comme prévu.
- Contrôler la réception de tous les effets professionnels : vérifiez que tous les équipements ont été livrés.
Faites appel à un pro pour déménager un bureau (PC, archives, mobilier, etc.)
Chez Organidem, nos équipes de déménageurs sont spécialisées dans le déménagement de bureaux. Forts de notre expérience de longue date dans le domaine et de notre renommée, nous disposons des moyens techniques et humains indispensables à la réussite de votre projet, quelle que soit son envergure. Pour un transfert bureautique, administratif, informatique ou industriel, contactez des professionnels qualifiés et certifiés.